PMB sur les rives du Bosphore ? Une surprise attend celui qui consulte les sites web des différents établissements scolaires francophones d’Istanbul. La plupart proposent en ligne des catalogues PMB ! Mieux, ces catalogues semblent se faire écho. Les bases s’y déclinent en français et en turc. Sur leur interface soignée, s’alignent des photos d’attrayants CDI appelés ici médiathèques. Pourquoi ce logiciel documentaire fut-il adopté à Istanbul ? Comment s’est déroulée son installation à la frontière de l’Europe et de l’Asie ? Comment évolue-t-il et répond-il aux besoins actuels des professeurs documentalistes ? Une aventure originale, qui recoupe cependant des problématiques communes à tous les CDI de métropole ou d’ailleurs.

Des établissements bien particuliers : aperçu

Le logiciel PMB est installé dans cinq établissements francophones d’Istanbul. Attention, il ne s’agit pas de lycées français à l’étranger relevant de l’AEFE, comme le lycée Pierre Loti d’Istanbul resté fidèle à BCDI. Implantés depuis plus d’un siècle, ces établissements d’Istanbul ont des parcours atypiques et une identité bien particulière, pas si facile à cerner.
Leurs noms intriguent et nous transportent d’au moins un siècle en arrière : le Lycée Saint-Benoît fut implanté à Istanbul en 1783, le Lycée Sainte-Pulchérie en 1846, le Lycée Notre-Dame de Sion en 1856, le Lycée Saint-Joseph en 1857 puis en 1870 sur la rive asiatique, le Lycée Saint-Michel en 1886. De français, ils ont le titre, un passé, leur directeur, des cours et un peu plus de la moitié des ressources des médiathèques. Quelques professeurs (détachés ou en contrat local) viennent de France, et dans certains établissements il reste des religieux en retraite. Mais leurs élèves sont à 99 % de nationalité turque, les programmes sont validés par le ministère de l’Éducation turque et la langue d’Atatürk domine dans les couloirs. Les contraires semblent s’y rencontrer, comme c’est de règle à Istanbul. Dans une des médiathèques se font face une statue de Mustafa Kemal et une statue de Saint-Joseph.
Ces établissements privés ont connu bien des vicissitudes. Quand éclate la Première Guerre mondiale, ils appartiennent au camp des ennemis de la Turquie et ils ferment le temps du conflit. L’arrivée d’Atatürk au pouvoir, dans les années vingt, les force à des changements radicaux. La loi sur l’unification de l’enseignement, ratifiée en 1924, qui rattache toutes les écoles au ministère de l’Éducation nationale turc, va avoir des conséquences très concrètes sur ces établissements. Une loi de 1931, interdit aux étrangers de gérer des classes de primaire, les écoles étrangères pour enfants ferment donc leurs portes. En 1935 une nouvelle loi impose la laïcité. Crucifix, offices, enseignements et habits religieux disparaissent, non sans résistance. Pour garder leur soutane, des frères préfèrent quitter le pays. Sœur Emmanuelle qui exerça quelques années au lycée Notre-Dame de Sion, confia plus tard combien le passage chez le tailleur suscita à la fois larmes et rires. Les programmes sont aussi affectés : les cours d’Histoire, de géographie, de turc doivent être dispensés en langue turque et exclusivement par des enseignants turcs. Enfin le poste de directeur adjoint revient obligatoirement au titulaire d’un passeport turc… Autant de mesures toujours en vigueur. Depuis 1991, les cours de philosophie sont prodigués en turc mais les mathématiques, la biologie, la chimie ou la physique peuvent être enseignées en français.
Plus récemment, en 1998, une loi a rattaché le collège à l’enseignement primaire. Comme la loi sur l’éducation nationale de 1931 interdit aux étrangers de gérer des écoles primaires en Turquie, les classes de collège ont fermé. Devenus exclusivement des lycées, la première année est consacrée à l’apprentissage intensif du français puis suivent quatre années de scolarité bilingue français-turc où les élèves diplômés obtiennent l’équivalence du Baccalauréat français. Actuellement, ces lycées agissent sous le contrôle du Ministère de l’Éducation nationale turc, mais ils dépendent aussi de leur congrégation d’origine comme les frères Lazaristes pour Saint-Benoît ou les frères des écoles chrétiennes pour Saint-Joseph et Saint-Michel.
Ces établissements qui naviguent sur des eaux instables et complexes restent néanmoins des institutions bien solides d’Istanbul. Ils sont connus, reconnus et prestigieux. Les places dans ces classes sont rares, prisées et chères ; ils préparent les rangs d’une partie des élites économiques et culturelles du pays. Les bâtiments qui les abritent sont remarquables, bien entretenus et constamment rénovés.

Dans ce contexte, les médiathèques ont aussi bénéficié d’une attention particulière. Jusqu’à la fin des années 1990, ces lycées proposaient plus des bibliothèques que des CDI. Autour de l’an 2000, de spectaculaires rénovations, de nouveaux personnels avec des professeurs documentalistes venus ou formés en France, donnent aux médiathèques de nouvelles impulsions. L’informatisation des catalogues devient prioritaire. BCDI est largement adopté.
Parallèlement, des services informatiques voient le jour, sous le contrôle d’une organisation centrale appelée « la fédération informatique » dirigée par un informaticien attaché au Lycée Notre-Dame de Sion, Patrick Baudet. Tous les établissements relèvent de son autorité, mais au fil des ans certains renonceront à cette tutelle. Le Lycée Saint-Michel qui prendra assez vite son indépendance et le Lycée Saint-Joseph en 2014. La fédération informatique, dirige donc depuis le Lycée Notre-Dame de Sion, les informaticiens en fonction dans chaque établissement. Cette direction a deux credos : privilégier le libre accès et harmoniser les systèmes. Ainsi tous les réseaux sont sous Linux !
En 2006, lorsque le logiciel de Poitiers change de modèle commercial, toutes les médiathèques d’Istanbul n’ont pas encore adopté un catalogue en ligne. À partir du 1er janvier 2006, BCDI est donc proposé sous forme d’abonnement, les mises à jour deviennent payantes. Le débat qui agite la France sur cette nouvelle formule arrive aussi à Istanbul. Un autre logiciel documentaire, PMB, agite les esprits. Or, au cœur historique d’Istanbul, au pied de la tour de Galata, PMB est déjà là !

Le choix de PMB

Bien invisible aux yeux des touristes qui arpentent le quartier, dans la rue escarpée de la Tour de Galata, le couvent des Dominicains abrite une bibliothèque. Entre 2007 et 2010, une jeune documentaliste, Céline Roland informatise ce fonds. Elle a choisi PMB, installé ce logiciel et conçu un thésaurus spécialisé sur le dialogue inter-religieux. Céline travaille comme VSI, Volontaire de Solidarité Internationale. Elle partage son temps de travail entre ce couvent et le Lycée Notre-Dame de Sion.
Aussi, lorsque les informaticiens et les professeurs documentalistes s’interrogent sur le choix du catalogue pour leur médiathèque scolaire, elle évoque tout naturellement le logiciel PMB qu’elle pratique au quotidien.
À l’époque trois logiciels se distinguent : Koha, BCDI et PMB. Le premier est vite écarté, on estime son installation trop complexe. BCDI, en place presque partout, fait figure de favori, et en juin 2006 des professeurs documentalistes reçoivent même une formation de deux jours à BCDI3. PMB arrive en outsider…
Le leader de la fédération informatique impose d’emblée une condition : peu importe le logiciel, mais qu’il soit identique partout ! Il cherche avant tout une solution globale. Cependant son cœur penche pour PMB, d’abord parce qu’il croit en et promeut les logiciels libres, et ensuite parce qu’il sait qu’il pourra compter sur l’expertise de Céline Roland. L’argument financier compte sans être décisif, ces établissements ont en effet les moyens de souscrire aux abonnements de BCDI. Il décide de tester PMB à Notre-Dame de Sion avant d’imposer un logiciel. Les tests se déroulent en juin-juillet 2010. La base de PMB, dite PMB Bretagne déjà paramétrée par les professeurs documentalistes de l’enseignement privé breton, est installée pour le fonds de la médiathèque. L’équipe des professeurs documentalistes de Notre-Dame de Sion comprend aussi Ece Sutra, qui a un solide bagage scientifique ; elle participe aux tests et parle le même langage que les informaticiens. Les plus grosses difficultés concernent les champs personnalisés et l’encodage des caractères, PMB manquait de familiarité avec l’alphabet turc (UTF-8). Les informaticiens mettent au point les paramétrages pour leur serveur. Assez rapidement ces tests s’avèrent concluants et les informaticiens de Notre-Dame de Sion décident de franchir le pas. Ils présentent à chaque direction la solution PMB comme fiable et ce passage est validé par les directeurs. PMB sera donc le logiciel documentaire de tous les établissements qui relèvent de la fédération informatique (tous les lycées sont donc concernés, sauf Saint-Michel). Cette décision est communiquée aux professeurs documentalistes de chaque établissement en septembre 2010 et les laisse un peu interloquées… Certaines font part de leur étonnement. Elles ne remettent pas en cause le logiciel, mais la méthode agace… pas facile d’accepter des modes de gestion verticale. Et puis, elles posent une question clé : quel thésaurus sera intégré ? Motbis n’est pas installé dans PMB.
Pour atténuer la surprise, une réunion est organisée avec les parties prenantes. À cette occasion, il est décidé que rien ne se fera dans la précipitation et que chaque professeur documentaliste aura toute latitude pour adopter PMB à son rythme, selon le calendrier de son choix. Cet engagement sera respecté.

La mise en place

Tout commence par un bon nettoyage ! Les bases BCDI sont revues avec soin. Dans deux établissements le passage va se faire en douceur. Pour Notre-Dame de Sion, l’essentiel du travail est effectivement déjà fait ; Céline Roland joue un rôle primordial, tout comme Ece Sutra, qui comprend la logique et la technicité du logiciel. Depuis le départ d’Istanbul de Céline Roland en juin 2015, Ece Sutra est restée la professeure documentaliste ressource sur PMB.
Au Lycée Saint-Joseph, où BCDI est en service depuis 2002, le transfert vers PMB se déroule aussi en décembre 2010 sans heurts. Il bénéficie de la procédure testée et mise au point par Notre-Dame de Sion. Ensuite, il profite des compétences d’une autre VSI à la patience infinie : Émeline Gergaud, documentaliste de formation spécialisée en informatique documentaire. Durant son parcours professionnel, elle a mis en place un intranet, lancé des informatisations et elle connaît bien les bases de données relationnelles et internet (SQL et PHP). En 2009, elle prend trois années de disponibilité pour partir en coopération à Istanbul. Son contrat concerne le Lycée Saint-Joseph avec une journée et demie consacrée à la bibliothèque des Dominicains pour prendre la suite de Céline Roland qui travaille désormais à plein-temps à Notre-Dame de Sion. Aux Dominicains, elle prend en main PMB et va même plus loin, puisqu’elle installe aussi, sur son temps libre, ce logiciel dans une autre bibliothèque d’Istanbul, celle des Franciscains, et commence l’informatisation.
Au Lycée Saint-Joseph, elle va coordonner la mise en place de PMB Bretagne, le transfert de plus de 15 000 notices, et assurer la formation des deux professeurs documentalistes en poste. Le plus délicat concerne l’encodage des caractères… Pour chaque mise à jour du logiciel, les caractères turcs (UTF-8) posent problème. Dans ces cas-là, l’aide vient des ressources en ligne car aucune prestation n’a été achetée auprès de PMB Services.
Trois ressources en ligne sont ainsi systématiquement consultées :
● La liste de diffusion de PMB.
● Les remarquables fiches de CitéDoc source incontournable1.
● Le site d’Anne Marie Cubat2, dont la compétence et la gentillesse ne sont plus à souligner.
Émeline Gergaud met au point une procédure qu’elle partage largement avec tous les professeurs documentalistes :
● Nettoyer BCDI : pour récupérer le maximum de données. Tout en sachant qu’on ne peut tout récupérer.
● Faire un premier transfert test dans PMB, paramétrer et tester la base en continuant à utiliser BCDI normalement. Dans l’idéal, faire toutes les manips quotidiennes en double : la vraie dans BCDI, le test dans PMB.
● Procéder aux ajustements nécessaires :
– si cela vient des données de BCDI, modifier ces dernières ;
– si cela vient de l’import, voir avec les informaticiens ;
– si cela vient de PMB, voir avec le réseau PMB (internet, collègues…).
● Quand tout semble ok, faire un second transfert de BCDI vers PMB, et passer en base réelle pour PMB. Pour plus de sécurité, on peut aussi continuer quelque temps à utiliser BCDI en base réelle. Il vaut mieux perdre du temps sur ces vérifications et être certain de bien récupérer toutes les données de BCDI, plutôt que de devoir reprendre l’intégralité de la base, pour ajouter manuellement un champ qui aurait sauté pendant le transfert !
Le troisième atout du Lycée Saint-Joseph s’appelle Sinan Aydoğdu : l’informaticien y exerce depuis 2008. À cette date, il est l’unique informaticien (en juin 2016 lorsqu’il décide de quitter l’établissement, l’équipe des informaticiens de Saint-Joseph compte six membres) et fait le lien entre les décisions de la fédération informatique et les professeurs documentalistes. PMB est hébergé sur les serveurs du lycée et est installé sous Linux, et le restera même lorsque, durant l’été 2014, le Lycée Saint-Joseph prendra son indépendance et optera pour l’environnement Windows. Sinan Aydoğdu met à jour les listes des emprunteurs, une gestion un peu fastidieuse, car il doit créer chaque année toutes les requêtes sql destinées à la création des classes, des professeurs principaux et aux suppressions des élèves et professeurs partis. Enfin les sauvegardes sont automatisées par ses soins.
Pour les autres établissements, l’aventure PMB repose essentiellement sur les épaules des professeurs documentalistes en place. La plupart se forment en autonomie, Christelle Demange-Ducrot au Lycée Sainte-Pluchérie s’immerge dans les ressources en ligne et y consacre bien du temps libre… Peu à peu BCDI est abandonné. Au Lycée Saint-Benoît, le transfert de BCDI vers PMB se fait sans difficulté majeure courant 2010-2011. Enfin, après quelques années d’hésitation, le Lycée Saint-Michel décide de se rallier aussi à PMB. La professeure documentaliste, Serpil Turan, va même suivre une formation en France chez PMB à Tours ; elle se retrouve avec des documentalistes venues de différents horizons, trois professeurs documentalistes de CDI mais aussi des bibliothécaires d’université du Tchad ou de Mayotte. C’est une formation de découverte, de prise en main et de paramétrages. Elle se lance dans l’informatisation et comme ailleurs, l’installation technique revient à l’informaticien du lycée. Toutes les bases sont hébergées sur les serveurs des établissements.

Ces établissements d’Istanbul affrontent la seconde décennie du XXIe siècle avec une belle unité, tous équipés de PMB comme logiciel documentaire et comme catalogue en ligne. Ces diverses expériences mettent en exergue les facteurs clés pour réussir une installation de PMB. Il faut au moins conjuguer trois atouts :
● Des professeurs documentalistes engagés et avec des compétences avancées en informatique, atout majeur pour communiquer avec les informaticiens.
● Des informaticiens disponibles, proches et impliqués.
● Le partage d’expériences : chaque établissement a également profité des acquis des premiers à adopter PMB et des multiples ressources mises en ligne.
On pourrait aussi ajouter : l’hébergement local de la base et l’adoption d’une procédure méthodique.

Les points faibles

De manière générale le pari est gagné. En moyenne, ces bases ont plus de cinq ans d’existence et elles n’ont pas connu de grosses pertes ou de longue période d’indisponibilité. Certes il y a bien eu des soucis, comme en janvier 2011, lorsqu’un serveur tombe en panne à Notre-Dame de Sion, une semaine de données perdues. Les sauvegardes n’en seront que redoublées.
Pourtant, comme pour toute entreprise nouvelle, on peut déceler bien des talons d’Achille et s’inquiéter sur leur avenir. Les saisies, les mises à jour, l’assistance technique montrent des signes de faiblesse.

Les notices

Dans ce domaine la mutualisation ne fonctionne pas. Chaque établissement développe ses propres solutions. Comment par exemple régler le problème des noms d’auteurs alors que PMB ne permet pas de renvois de noms : Elif Şafak en turc ou Elif Shafak en français ? Doystoy en turc et Tolstoï en français ? Le plus souvent pour un même auteur, il existe deux entrées d’auteur.
Au départ certains ont rédigé des guides de saisies, peu à peu tombés aux oubliettes. Pour pallier l’absence de thésaurus, il fut suggéré de recourir à Motbis en ligne. C’est de loin le plus contraignant ; dans les faits, peu de professeurs documentalistes s’imposent ce détour et l’indexation manque alors de rigueur.
Il n’existe pas non plus de mutualisation des notices. Pour les documents en langue française, trois méthodes existent : Moccam, Electre ou le « fait maison ». Les professeurs documentalistes du Lycée Saint-Benoît utilisent largement Moccam, tandis que le Lycée Saint-Joseph est abonné à Mémoelectre Plus qui permet de récupérer toutes les notices et de les adapter ensuite à volonté. Serpil Turan et Christelle Demange-Ducrot, professeures documentalistes l’une au Lycée Saint-Michel, l’autre à Sainte Pulchérie, préfèrent quant à elles créer leurs propres notices : « Pour moi c’est le meilleur moyen de connaître les ressources de mon fonds et de les promouvoir », confie Serpil Turan.
Pour les documents turcs tout est réalisé ex nihilo. Certes, il existe beaucoup d’entraide entre les professeurs documentalistes mais les échanges de notices sont rares. Pour des raisons techniques, les serveurs Z39.50 ne fonctionnent pas. Les catalogues d’autres bibliothèques accessibles par Worldcat apportent une aide ponctuelle. La situation est semblable au rayon des périodiques : pour les titres français, la plupart des professeurs documentalistes sont abonnés aux mémofiches et pour les titres turcs, tout est « fait maison ». Pour toutes les revues, Serpil Turan réalise un dépouillement sélectif en fonction des thèmes traités dans son établissement.

L’assistance technique

Les mises à jour, assez délicates avec PMB sont loin d’être régulières. Si un problème survient et si aucun professeur documentaliste ne connaît la réponse, les informaticiens pris par d’autres urgences mettront du temps à répondre et sans garantie de solution. Les disparités existent d’un établissement à un autre. Si Sinan Aydoğdu au Lycée Saint-Joseph a mis à jour la dernière version actuelle de base v5.14, le Lycée Notre Dame de Sion est encore sous une version plus ancienne. Plus encore, la mise en place du portail de PMB n’est pas du tout à l’ordre du jour.

Des fonctionnalités sous-exploitées

Beaucoup de fonctionnalités de PMB sont en effet sous exploitées comme par exemple le bulletinage, ou les statistiques, sans compter la DSI. Pas de formation en vue, car les besoins sont disparates. La question se pose régulièrement dans les réunions de professeurs documentalistes, mais ce projet s’est incliné jusqu’ici devant d’autres priorités.

Défis actuels

Essentiellement utilisés pour les ressources papier, certains catalogues PMB proposent aussi par son biais des ressources numériques, tel des sites, mais aussi des livres numériques ! Le Lycée Saint-Joseph offre via PMB plus de 500 ebooks, uniquement composés de titres libres de droits ou de quelques textes réalisés avec les élèves au format E-pub. À ce jour, pour les livres non libres de droits ou sous DRM, aucun éditeur n’offre de solution vraiment adaptée à un CDI.
Dans ce lycée depuis 2015, tous les enseignants ont à leur disposition un i-Pad. Avec cet outil, ils créent différentes ressources numériques : livrets, vidéos, tutoriels, capsules, blogs… Leur production est variée, importante mais éparpillée. Un enseignant publie sur YouTube, un autre sur Dailymotion, un troisième sur Vimeo. En juin 2015, les équipes enseignantes s’interrogent sur le meilleur moyen de recenser ces ressources et de faciliter leur consultation ; plusieurs solutions sont alors envisagées : une liste sur un blog ? Un espace de partage sur le réseau interne ? Quel mode de classement adopter ? Étonnamment, la solution qui était sous nos yeux n’est apparue qu’au cours de l’été : PMB !
Il répond en effet parfaitement à cette demande, les productions des enseignants sont indexées comme document numérique et le catalogue signale les liens vers ces ressources. Professeurs et élèves peuvent retrouver facilement tous les tutoriels, à partir d’un mot-clé, d’un auteur, d’une date. Chaque enseignant est libre de communiquer ou non le lien vers son travail. Après une campagne d’information, quelques professeurs ont transmis les références de leur travail, d’autres restent encore réticents, mais la situation évolue vite. Plus d’une cinquantaine de vidéos ou capsules de professeurs ont ainsi été insérées dans le catalogue du Lycée Saint-Joseph durant l’année scolaire 2015-20163.
Faute d’espace, le catalogue renvoie vers le lien mais n’héberge pas la vidéo. Il serait pertinent de proposer cet hébergement et ainsi de ne pas dépendre de plateformes privées. De manière générale, nos établissements produisent beaucoup de documents, travaux des élèves, journaux, newsletters… qui devraient sans doute se retrouver systématiquement référencés dans le catalogue. Le pas suivant sera donc sans aucun doute de trouver des solutions pour un espace d’hébergement illimité et durable.

Les rives d’Istanbul n’échappent pas aux travers notés dans tous les CDI : la copie rendue est largement satisfaisante, mais on ne peut s’empêcher d’ajouter cette formule éculée : peut mieux faire ! Après une naissance commune, l’impulsion initiale générale et l’entraide systématique, il manque un projet global pour répondre à ces enjeux :
● Comment mutualiser des notices et harmoniser les saisies ?
● Comment assurer l’appui technique et les mises à jour ?
● Comment anticiper les évolutions du logiciel et des ressources ?

Ces réserves énoncées, PMB s’est avéré un bon choix ! Il a répondu aux besoins de ces médiathèques. Il s’affirme comme une solution documentaire fiable et pérenne. Il accumule au moins six atouts :
● Chaque professeur documentaliste a pris en main cet outil sans difficulté majeure.
● PMB est parfaitement adapté à l’enregistrement des ressources numériques.
● PMB permet de faire toute la gestion en ligne, pas besoin d’installation du logiciel sur chaque poste. Il est appréciable d’enregistrer les prêts à partir d’un iPad sans devoir revenir systématiquement vers un poste fixe. Les opérations de saisies ou de prêts par plusieurs professeurs documentalistes sur une même base fonctionnent parfaitement.
● PMB est utilisable en établissement sans recourir à des frais d’achat ou d’abonnement.
● Pour les utilisateurs, élèves ou professeurs, la recherche en mode simple s’avère satisfaisante, l’interface est assez intuitive.
● Un des meilleurs atouts consiste à pouvoir créer un compte de gestion pour les élèves. Une classe entière peut ainsi être initiée à PMB, non pas juste en mode consultation, mais aussi en mode gestion. L’exercice permet de revoir tout le vocabulaire du livre pour chaque champ de saisie et de découvrir les coulisses d’une base de données. Avec des livres en langue étrangère, la saisie revêt une dimension supplémentaire. Bien entendu le professeur documentaliste devra revoir ces saisies, mais PMB fait une nouvelle fois preuve de sa souplesse. Là réside sa force.

Dans le match PMB-BCDI (BCDI doublé du portail ESIDOC), le gagnant n’est pas évident. Suivant ses priorités, le cœur d’un professeur documentaliste penchera pour l’un ou pour l’autre. Mais pour qui cherche un logiciel documentaire apte à se plier à son imagination, PMB a une petite longueur d’avance.