E-sidoc, portail documentaire proposé par le CANOPÉ de Poitiers depuis quelques années avec l’abonnement à BCDI, a maintenant fait ses preuves devenant un outil largement adopté par les professeurs documentalistes. Il est contenu dans ce que le CANOPÉ appelle la « solution documentaire » proposant ainsi, littéralement, la réponse à un problème relatif aux ressources et à l’accès à l’information d’un établissement scolaire du second degré. Il est présenté comme un « outil intuitif d’édition de contenus : aucune compétence technique n’est requise. La création, la modification d’éléments du portail e-sidoc s’effectue sans programmation, ni logiciel à installer »(1). Nous devenons ainsi « complètement autonomes dans la gestion et l’animation du portail e-sidoc »(2)…

Nous écrivions dans un précédent article d’InterCDI en 2014 : « Le CDI existe toujours en tant que lieu physique mais tend à se dématérialiser, devenant un espace accessible sur Internet et proposant de nouvelles ressources qui s’ajoutent aux “anciennes” (les documents imprimés) »3, portant notre réflexion première sur la dualité de cet espace. Nous avions déjà posé à ce moment-là les bases de notre réflexion : « Après les multiples sites web, blogs, netvibes créés par les professeurs documentalistes dans un but communicationnel indéniable mais extrêmement chronophage, l’apparition d’e-sidoc, portail “clé en main”, est rapidement devenue l’outil indispensable parce qu’il répond le mieux aux besoins actuels »4.
Mais nous n’avions pas encore approfondi cette question. Aujourd’hui qu’en est-il de ce produit ? Répond-il à ses promesses de « solution documentaire » ? Pouvons-nous envisager le portail e-sidoc comme le reflet du CDI réel ? Précisons que nous ne cherchons pas à faire de la publicité pour cet outil, nous essayons essentiellement d’exposer ce qu’il apporte de plus à nos pratiques professionnelles.

Diffusion et professionnel de l’information

Rappelons ici l’importance de cette notion de diffusion chez le professeur documentaliste, le propre du métier. « Le professeur documentaliste gère un fonds documentaire dont il maîtrise l’organisation et l’accès. C’est la première ressource qu’il diffuse, tout d’abord physiquement en guidant les usagers dans l’espace documentaire mais aussi, de plus en plus virtuellement, en signalant les ressources à travers les portails documentaires »5. La mise à disposition et l’utilisation du système mis en place sont des points primordiaux, car à quoi bon créer un catalogue pour qu’il ne soit jamais consulté ! Penser la documentation c’est aussi penser sa communication. « Le métier de documentaliste repose sur l’information, matériau de base, et s’exerce pleinement dans la mise en relation de l’utilisateur et de l’information »6. Selon le protocole d’inspection, il est noté que « mettre à disposition des ressources et organiser la diffusion de l’information utile au sein de l’établissement »7 est un point important des missions des professeurs documentalistes. La communication est essentielle ; « participer à l’élaboration et à la mise en œuvre d’un dispositif de communication interne et externe à l’établissement »8. Créer un portail en ligne et le tenir à jour répond aussi à cette mission.

Identité numérique du CDI

Ce portail représente aussi une identité numérique pour le CDI, un lien technologique entre une entité réelle (le CDI), et des entités virtuelles (ses représentations numériques). Cette identité dépend de ce que l’internaute, ici le professeur documentaliste, choisit de publier et de partager, laissant ainsi des traces de son passage sur Internet. Le CDI, en tant que lieu physique, est en pleine crise d’identité, à l’image des bibliothèques. Nous cherchons à le rénover, à le dépoussiérer, et e-sidoc permet une certaine modernisation en lui offrant une place sur Internet, « hors les murs ». Le CDI a toujours été vu comme la vitrine de l’établissement et il lui faut désormais sa propre vitrine. Cette présence numérique est incontournable pour l’espace comme pour le travail de son gestionnaire. Ce portail est centré sur l’usager et propose au CDI une entrée dans le monde numérique.

Promesse de facilité

La multiplication des tâches qui incombent aux professeurs documentalistes depuis l’apparition du numérique demande aussi plus de temps pour les réaliser et une mise à jour professionnelle constante. La notion de facilité dégagée par son appellation est prégnante. Le « e- » de e-sidoc correspond bien sûr à « électronique » comme le « e » de « e-mail » employé pour « courrier électronique ». « Sidoc » est une abréviation pour « système d’information documentaire ». Mais ce que nous retenons ici c’est surtout le terme sous-entendu « easy », facile en anglais. D’ailleurs, dès l’apparition du portail, nous étions souvent tentés d’écrire « easydoc », et c’est comme cela que l’écrivent les usagers la plupart du temps. Il inspire ainsi la facilité et ne demande aucun effort particulier et aucune connaissance précise en informatique; mais Il faut tout de même apprendre à le « dompter ».
Cet outil s’annonce simple d’utilisation : il permet de trouver rapidement et simplement des informations ; mais il est aussi simple d’accès : tous les portails ont un url presque identique calqué sur le numéro RNE (Répertoire National des établissements) de l’établissement suivi la mention «.esidoc.fr » (ex : http://0830833e.esidoc.fr). Chacun peut donc facilement consulter l’e-sidoc d’un établissement voisin ou lointain. Il se présente ainsi comme un point d’entrée unique au catalogue du CDI et aux activités, simplifiant l’accès à des ressources diversifiées. Il est en effet aisément paramétrable, mais il faut tout de même en comprendre quelques subtilités. Son objectif est d’optimiser le système d’information documentaire d’un CDI, d’en faciliter la communication sans donner trop de fil à retordre au professionnel tout en diminuant l’aspect chronophage.

Qu’est-ce qu’un portail documentaire ?

Le CDI a souvent emprunté certaines de ses démarches au monde des bibliothèques ; elles ont ainsi été les premières à proposer des portails. Un portail documentaire est un site internet offrant une porte d’entrée unique sur toutes les ressources et tous les services proposés par une institution pour ses usagers. Il « peut se définir comme l’organisation d’un ensemble de ressources regroupées autour d’un thème pour un public spécifique. Il comporte des fonctionnalités de recherche et de communication, il fournit de l’information »9. Un portail comprend souvent un accès :
– à un moteur de recherche dans la base de données regroupant la documentation physique et numérique de l’établissement en question ;
– aux ressources pédagogiques, y compris aux abonnements numériques spécifiques (à l’accès réservé) ;
– à l’information spécifique de l’organisation en question (horaires, activités, nouveautés…).
Et tout cela grâce à une interface unique. Un autre avantage non négligeable : « il regroupe l’information collective, mais aussi l’information ciblée, car on peut y entrer par catégorie d’usagers (ici élève, parent, enseignant) et par type d’information recherchée »10. Il devient ainsi un point d’accès privilégié par les utilisateurs d’un établissement précis. D’ailleurs le mot « portail » caractérise une grande porte d’entrée d’une habitation particulière qui, avec Internet, a pris un sens imagé désignant une porte d’entrée sur le réseau offrant un large éventail de ressources et de services dans un domaine précis et pour une communauté spécifique.

Un portail documentaire au CDI, pour quoi faire ?

Pour offrir aux usagers une recherche sur toutes les ressources imprimées ou numériques d’un établissement et des contenus riches et dynamiques (actualités, veille, carrousels des nouveautés), pour participer à son accompagnement, etc., proposer un portail est devenu indispensable. Son défi est de capter l’attention des usagers, qu’ils soient professeurs, élèves ou même parents avec une offre de services en ligne attrayante et un avantage direct : informer à distance les usagers sur les activités du CDI. « Le catalogue n’est plus comme auparavant la seule ressource mise en ligne, il s’accompagne maintenant de tout un environnement documentaire que l’on appelle “portail documentaire”, très souvent élaboré à partir de CMS, Content Management System, logiciels collaboratifs permettant la gestion de contenus organisés et hiérarchisés »11.
Ainsi e-sidoc propose de réunir :
– la base de données du CDI (livres imprimés, articles, dvd, sites internet référencés…) ;
– les ressources numériques auxquelles le CDI est abonné (Universalis, lesite.tv…), de plus en plus de ressources sont proposées au fil des mises à jour ;
– des informations sur le CDI (horaires, fonctionnement, activités…) ;
– des ressources gratuites repérées par le professeur documentaliste ;
– une veille documentaire ;
– des travaux d’élèves ;
– une interface compte lecteur : l’usager peut réserver en ligne, partager des ressources, intégrer des avis de lecture, voir ses prêts et ses retards (cette option peut ne pas être choisie).
« L’usager trouve ainsi en un même lieu “virtuel” de nombreuses ressources pouvant répondre à ses demandes »12.

Avant E-sidoc

Comment les professionnels opéraient-ils avant de se voir proposer un tel outil ? Les professeurs documentalistes ont expérimenté différents outils numériques proposés pour la mise en valeur de leur CDI, sentant bien qu’il était devenu indispensable d’exister aussi sur le web et de développer cette identité numérique. Blog, Netvibes, Pearltrees, site sous Spip ou Joomla etc. ont été expérimentés par la plupart, créant ainsi une multitude de liens disséminés mettant l’usager dans la nécessité de connaître l’existence de ces outils mais aussi des différents liens qui y mènent. Quant à la base de données issue de BCDI, elle était accessible grâce au module BCDIweb, peu attrayant pour les élèves mais unique possibilité de consulter la base en dehors de l’établissement. Choisir un seul de ces outils n’était pas suffisant, il fallait les combiner pour être performant. La seule option réellement acceptable était la création d’un blog, voire d’un site, ce dernier nécessitant une bonne connaissance de l’informatique pour parvenir à un résultat satisfaisant, et y insérer des liens vers ces outils dont BCDIweb. Certaines académies proposaient même des stages pour la mise en place d’un site pour le CDI. Cette diversité a rapidement mené un éparpillement des informations disponibles, créant des accès multiples, mais aussi une nécessité de veiller à les mettre tous régulièrement à jour afin d’être cohérent.

Depuis E-sidoc

Depuis quelques années, grâce à ce portail tout peut être, ou presque, réuni en un seul point d’entrée, la solution idéale étant de le coupler à un ENT permettant une authentification unique pour l’accès aux ressources en ligne avec un accès privilégié : une seule authentification, un seul outil. Il représente aussi l’avantage d’informer à distance les usagers du CDI, et ce n’importe quand. Ils peuvent préparer leur recherche s’il s’agit de documents imprimés, effectuer leurs recherches grâce aux ressources proposées et aux sites internet référencés (grâce aux mémodocnets ou ceux repérés par le professeur documentaliste). Les professeurs documentalistes peuvent même se contenter de laisser sur le site de l’établissement uniquement le lien pour accéder à leur e-sidoc. Il devient inutile de continuer à renseigner et mettre à jour des informations sur le site de l’établissement sous peine de doublon. Il est simple à mettre en place, est livré « prêt à l’emploi », le lien avec BCDI se fait sans notre intervention lorsque nous modifions la base. De plus, il évolue depuis sa création en fonction des avancées d’Internet et des nouveaux outils numériques proposés, mais aussi par rapport aux nouvelles attentes des professionnels.

Éditorialisation

E-sidoc se présente comme le reflet des demandes et besoins propres à chaque établissement. Il est paramétrable en ce sens et peut être transformé en fonction des besoins de la communauté scolaire. L’éditorialisation est l’ensemble des pratiques d’organisation et de structuration de contenus sur le web pour mettre à disposition des ressources. Constituer un projet éditorial pour e-sidoc est primordial. La confection d’un portail démarre toujours par une réflexion sur ses finalités à partir de deux points importants : pour qui (public ciblé) et comment (structuration). Il s’agit ici de proposer des contenus adaptés au public concerné, de les rendre accessibles partout et tout le temps (mobilité) et de les actualiser régulièrement. Il faut aussi attirer son public grâce à un design original. Il présente plusieurs profils se combinant : le premier concerne l’institution même avec des informations pratiques (horaires, règlement, personnel…) ; le deuxième concerne la médiation avec les actualités du CDI, les nouvelles acquisitions, les expositions, le catalogue ; le troisième concerne la communauté scolaire avec la présentation de travaux d’élèves, clubs…
    
Architecture d’e-sidoc
Il faut ainsi penser cette composition en termes d’architecture, d’organisation des différents éléments qui le composent afin d’optimiser la conception de l’ensemble pour un usage particulier dans un contexte donné. Dans le cas de l’e-sidoc pris en exemple ici, nous sommes partis du public visé. Il est optimisé essentiellement pour les élèves et les enseignants sous la forme de cinq onglets : « Rechercher/S’informer/CDI, mode d’emploi/Projets et travaux d’élèves/Du côté des profs ». Nous avons réservé un onglet à destination des enseignants de l’établissement, c’est un parti pris en fonction de la demande. Cette ossature pourra être différente selon le type d’établissement et le public concerné. Chaque rubrique a sa propre page d’accueil que nous pouvons aussi personnaliser avec des photos, textes et carrousels directement liés au thème de la rubrique. Le choix des titres des rubriques et sous-rubriques nous appartient. Le module de recherche « dans la base du CDI » est présent uniquement sur la page d’accueil, mais nous pouvons aisément le faire figurer ailleurs aussi. Certaines sous-rubriques sont préremplies, mais il est possible de faire figurer ou non les liens proposés en les désactivant.

Page d’accueil
Soigner l’architecture d’e-sidoc est primordial, mais nous devons aussi penser à l’aspect esthétique, surtout en ce qui concerne la page d’accueil : c’est la porte d’entrée sur l’ensemble de l’outil, la vitrine qui invite les usagers à aller plus loin ; c’est l’image du CDI. Cette page reste assez statique, mais il est possible d’y intégrer un descriptif personnalisé et des photos de l’espace physique, par exemple. Lors de la dernière mise à jour, des images de fond supplémentaires ont été proposées pour personnaliser le portail, mais elles restent au final très impersonnelles. Pour un bon compromis, il serait souhaitable de pouvoir ajouter ses propres photos du CDI ou de l’établissement. Pour l’instant ce n’est pas possible, peut-être est-ce un problème de droits.
Les carrousels au centre de l’écran informent les usagers des nouveautés du CDI. Il est dès lors essentiel de créer dans le CDI un espace « nouveautés » en lien direct avec ces documents qui défilent pour installer une correspondance entre les deux espaces, physique et numérique. Nous pouvons gérer ces carrousels via des équations de recherche effectuées par l’administrateur. À droite de l’écran, peuvent aussi figurer dans des blocs « nos dernières actualités », « nouveautés », et mettre en avant les « coups de cœur ». Le fonds physique de fictions du CDI peut ainsi être mis en valeur.

Avantages

Le premier, indéniable, est que nous n’avons pas besoin d’être des « geeks » pour proposer un portail qui tienne la route. Avec un peu plus de connaissances, nous pouvons apporter une valeur ajoutée dans l’esthétique ou la façon de mettre à disposition certaines informations.
Rien à faire pour la mise à jour de la transmission des données de la base documentaire BCDI, elle se fait seule grâce à un connecteur qui transfère les nouvelles données vers e-sidoc lors de modifications sur la base principale du CDI.
Nous pouvons y déposer  des photos, des liens vers des vidéos et du son. S’il faut maîtriser un peu plus l’outil informatique, ces possibilités restent malgré tout intéressantes à exploiter.
Il est accessible partout et tout le temps. Il est d’ailleurs proposé en version mobile pour tablette ou smartphone avec uniquement le module de recherche. Cette option permet d’envisager le BYOD (Bring your own device), en français « apportez votre équipement personnel de communication », c’est-à-dire utiliser dans le monde scolaire son matériel personnel. Nous savons que c’est un sujet sensible dans nos établissements et qu’il n’est pas souvent autorisé, mais « cette version web mobile permet de faire une recherche documentaire où que l’on se trouve : en mobilité à l’extérieur de l’établissement, mais aussi à l’intérieur de l’établissement dans un cadre pédagogique »13.
La personnalisation du portail s’améliore au gré des mises à jour. Le caractère attractif ne peut plus être ignoré par rapport à un BCDIweb qui reste très austère malgré quelques améliorations. C’est une belle vitrine moderne pour le CDI et un bon outil de valorisation des travaux du professeur documentaliste.
C’est un outil facilitateur dans le domaine pédagogique au niveau de la recherche.

Inconvénients

Le premier inconvénient est le prix ! Il implique forcément l’abonnement à BCDI, très onéreux, calculé sur le type d’établissement et le nombre d’élèves et les tarifs augmentent régulièrement. Si en plus nous prenons les abonnements aux mémofiches, mémodocnet et mémoelectre, la note s’allonge. Il implique une dépense exorbitante pour certains établissements mal dotés ne bénéficiant pas d’aide de la région ou du département en ce sens. Certains préfèrent d’ailleurs la solution PMB pour ces raisons.
Il reste également encore un peu trop rigide dans sa structure : il ne permet pas d’intégrer des photos plus personnelles, et garde pour tous les établissements une structure trop commune.

Remplit-il sa mission de « solution documentaire » et de « double numérique » du CDI ?

Il est sans discussion un des outils qu’attendaient les professeurs documentalistes. Il n’y a qu’à juger le nombre de portails ouverts lorsqu’on consulte les « cartes des portails e-sidoc activés » : en France (7457), dans les Dom-Tom (317) ou même à l’étranger (179)14. Rares sont ceux qui utilisent encore un site internet lorsqu’ils proposent un portail e-sidoc, sauf si ce site correspond à un usage pédagogique très déterminé. Dans ce cas, le référencement dans le portail e-sidoc de ce site est un gage de consultation ultérieure. Même si nous attendons encore des améliorations, il représente un outil élaboré qui peut par exemple facilement être pris en main à l’arrivée sur un poste d’un nouveau professeur documentaliste. Il est une vraie plus-value pour le CDI, mais il faudra utiliser la médiation pour que le personnel ou les élèves puissent connaître son existence et ses possibilités. Son attractivité, sa convivialité, sa simplicité de mise en place le rendent d’autant plus attirant, même si le prix fait de plus en plus réfléchir. Il crée un sentiment d’instantanéité pour l’usager qui acquiert une impression d’autonomie face à la navigation et à la simplicité de l’interface de recherche. Nous pouvons donc ici affirmer qu’il s’agit bien d’un portail documentaire rejoignant ceux des bibliothèques, mais orienté vers un usage scolaire qui permet de créer quelques liens avec l’espace physique du CDI. « Grâce à Internet, l’espace de ressources proposé par le CDI dépasse le lieu où elles étaient traditionnellement archivées : une réalité augmentée en quelque sorte »15. Il a bien évolué depuis sa première version et nous espérons qu’il évoluera encore.